> PRIVACY E GDPR COMPLIANCE
Consulenza su Privacy e GDPR compliance per le aziende
Aiutiamo le aziende ad adeguarsi al GDPR e a poterlo dimostrare. Lavoriamo con PrivacyLab, la piattaforma in cloud per la conformità privacy di cui Dicobit, nostro partner, è reseller.
> IL CONTESTO
Il GDPR riguarda ogni azienda
Il Regolamento UE 2016/679, il GDPR, si applica a chiunque tratti dati personali. Quindi riguarda ogni azienda, anche la più piccola. Dipendenti, clienti, fornitori, candidati, telecamere e sito web: sono tutti trattamenti di dati. Spesso l’azienda è in buona fede, ma non ha un quadro chiaro. Manca un elenco dei trattamenti, le informative sono vecchie e le nomine non sono firmate. Il nostro lavoro è mettere ordine, in modo concreto e senza burocrazia inutile.
- Dati di dipendenti, clienti e fornitori
- Sito web, moduli, cookie e newsletter
- Videosorveglianza e controllo degli accessi
- Server, posta elettronica, cloud e backup
> LA SCHEDA
Accountability: la responsabilizzazione
Il GDPR non chiede solo di rispettare le regole: chiede di poter dimostrare di averle rispettate. È il principio di accountability.
Il principio
L’art. 5, paragrafo 2, dice che il titolare è responsabile del rispetto dei principi del GDPR. E deve essere in grado di comprovarlo.Responsabilità del titolare
L’art. 24 chiede misure tecniche e organizzative adeguate. Vanno riviste e aggiornate nel tempo, perché i rischi cambiano.Privacy fin dalla progettazione
L’art. 25 chiede di pensare alla protezione dei dati prima di attivare un nuovo servizio, un software o una procedura.Registro dei trattamenti
L’art. 30 prevede il registro: per la maggior parte delle aziende è lo strumento base per dimostrare cosa si fa e perché.Sicurezza dei dati
L’art. 32 chiede misure di sicurezza proporzionate al rischio: accessi, backup, aggiornamenti, cifratura e formazione.Valutazione d’impatto
Per i trattamenti più rischiosi l’art. 35 richiede una valutazione d’impatto (DPIA), da fare prima di iniziare.> IN DETTAGLIO
Perché l’accountability conta davvero
Dimostrare è più importante che dichiarare
Dire di essere in regola non basta. In caso di controllo del Garante, di reclamo di un interessato o di un incidente, l’azienda deve mostrare documenti e procedure. Un registro aggiornato, informative corrette e nomine firmate fanno la differenza.Le sanzioni sono alte
L’art. 83 prevede sanzioni amministrative fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale annuo per alcune violazioni. Per le più gravi si arriva a 20 milioni di euro o al 4%. Si applica il valore più alto. Nella pratica la sanzione dipende dal caso, ma la mancanza di documentazione pesa sempre.È anche una questione di fiducia
Clienti, enti pubblici e grandi aziende chiedono sempre più spesso garanzie sul trattamento dei dati. Una gestione privacy ordinata è un vantaggio competitivo e semplifica le risposte ai questionari dei clienti.> IL SERVIZIO
Cosa comprende la consulenza
Un percorso pratico, che si adatta alle dimensioni dell’azienda.
01
Registro dei trattamenti
Mappiamo i trattamenti, le finalità, le basi giuridiche, i tempi di conservazione e i destinatari dei dati. 02
Informative, consensi e nomine
Informative per dipendenti, clienti e sito web, lettere di incarico e nomine dei responsabili del trattamento. 03
Valutazione dei rischi e DPIA
Analisi dei rischi e delle misure di sicurezza, con valutazione d’impatto dove serve. 04
Verifica dei documenti esistenti
Controllo di conformità dei documenti già in uso, con Claude e revisione del consulente. 05
Formazione del personale
Corsi brevi e pratici per chi tratta i dati ogni giorno: password, phishing, uso corretto di posta e strumenti.> LO STRUMENTO
PrivacyLab: lo strumento cloud per la conformità
Gestiamo la conformità con PrivacyLab, una piattaforma cloud per la privacy. È lo strumento che utilizziamo come consulenti per le aziende che seguiamo. Tutta la documentazione è raccolta in un unico ambiente, sempre aggiornabile e consultabile. Dicobit, nostro partner, è reseller di PrivacyLab. Abbiamo seguito diverse aziende nel loro percorso di adeguamento.
- Registro dei trattamenti e documenti in un unico ambiente
- Aggiornamento semplice quando l’azienda cambia
- Nessun software da installare: si lavora in cloud
- Il supporto di un consulente, non solo di uno strumento
> INTELLIGENZA ARTIFICIALE AL SERVIZIO DELLA COMPLIANCE
Verifica dei documenti esistenti con Claude
Molte aziende hanno già dei documenti privacy: informative, nomine, registri, procedure e contratti con i fornitori. Spesso sono datati o incompleti. Li verifichiamo con l’aiuto di Claude, l’assistente di intelligenza artificiale di Anthropic, integrato nel nostro metodo di lavoro.
Come funziona
Il cliente ci fornisce i documenti che possiede. Claude li confronta con i requisiti del GDPR e con la documentazione prevista in PrivacyLab. Segnala lacune, incongruenze e punti da aggiornare: basi giuridiche mancanti, tempi di conservazione non indicati, destinatari non elencati, nomine scadute.Il controllo resta umano
L’intelligenza artificiale accelera l’analisi, ma non decide. Ogni segnalazione è verificata e valutata dal consulente, che propone le correzioni e ne risponde. Il cliente riceve un rapporto chiaro: cosa è conforme, cosa va corretto e con quale priorità.Riservatezza e trasparenza
I documenti dei clienti sono trattati con la massima cautela. Usiamo solo gli strumenti necessari e informiamo il cliente su quali sono e con quali garanzie sono impiegati. Il tema è proprio quello della privacy, quindi lo applichiamo per primi a noi stessi.> METODO
Come si lavora
Cinque passi, dalla fotografia iniziale alla manutenzione nel tempo.
01
Analisi
Capiamo quali dati tratti, dove sono e chi li usa, anche con un colloquio in azienda. 02
Verifica dei documenti
Esaminiamo i documenti già in possesso dell’azienda con Claude, poi li rivediamo come consulenti. 03
Documentazione
Completiamo registro, informative e nomine in PrivacyLab. 04
Misure di sicurezza
Controlliamo backup, accessi, aggiornamenti e rete, con il nostro lavoro tecnico. 05
Aggiornamento
Rivediamo la documentazione quando cambiano i trattamenti o la normativa.> FAQ
Domande frequenti
Sono obbligato a nominare un DPO?
Solo in alcuni casi, indicati dall’art. 37: ad esempio enti pubblici o trattamenti su larga scala di dati particolari. Verifichiamo insieme se è il tuo caso.
Il registro dei trattamenti serve anche a una piccola azienda?
Quasi sempre sì. L’art. 30 prevede un’esenzione per chi ha meno di 250 dipendenti, ma non vale se il trattamento non è occasionale o comprende dati particolari.
Fate anche la parte tecnica?
Sì. Verifichiamo anche le misure di sicurezza informatica: backup, accessi, aggiornamenti, rete e protezione dei server.
I miei documenti vengono letti da un’intelligenza artificiale?
Solo se il cliente è d’accordo e solo per la verifica di conformità. L’analisi con Claude è sempre rivista dal consulente, che è l’unico responsabile delle conclusioni. Ti spieghiamo prima quali strumenti usiamo.
Questa è una consulenza legale?
È una consulenza privacy e organizzativa. Per questioni strettamente legali, come contenziosi o contratti complessi, ti indichiamo a chi rivolgerti.
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Risorse ufficiali su consulenza su privacy
Per approfondire consulenza su privacy consulta le fonti ufficiali: documentazione, novità e guide su consulenza su privacy. Se hai dubbi su consulenza su privacy, scrivici: ti aiutiamo a scegliere.